中小企業がシステム開発を依頼する前に知っておくこと

「システムを作りたいが、何から始めればいいか分からない」というご相談は、毎年必ずいただきます。開発会社に連絡する前に、社内で整理しておくと話がスムーズになることがいくつかあります。難しい話ではありません。

まず「誰が毎日使うか」を決める

システム開発の失敗でよくあるのは、作ったものが現場で使われないケースです。経営者が「あれば便利そう」と思って発注したが、実際に使う現場のスタッフが関与していなかった、という状況が典型です。開発を始める前に、実際に毎日操作する人を一人特定してください。その人の話を聞くことが、要件定義の出発点になります。

使う人が決まると、「どの画面を一番よく見るか」「今はどのツールで代替しているか」「一番面倒な操作は何か」という具体的な質問ができます。この情報がないまま開発を進めると、機能は揃っているが使いにくいシステムになりがちです。

「今の業務フロー」を紙に書いてみる

開発会社に説明するために、現在の業務の流れを紙に書いてみることをお勧めします。完璧でなくて構いません。「受注 → Excelに入力 → 担当者にメール → 納品書を印刷」といった箇条書きで十分です。

この作業をすると、「実はここが一番時間がかかっている」という箇所が自分たちで見えてきます。開発会社はシステムの専門家ですが、あなたの業務の専門家ではありません。業務フローを言語化しておくことで、ヒアリングの時間が大幅に短縮されます。

予算の「下限」だけ決めておく

「いくらかかりますか」という質問に対して、開発会社は要件を聞かないと答えられません。ただ、「この金額以上は出せない」という下限を決めておくと、提案の方向性が絞られます。

たとえば「30万円以内で収めたい」という条件があれば、開発会社はその範囲で実現できる機能の優先順位を考えます。予算が全く決まっていない状態だと、提案の幅が広がりすぎて、かえって判断が難しくなることがあります。上限より下限の方が、最初の相談では役に立ちます。

整理できていなくても、相談は受け付けています。ただ、上の3点を考えてきていただくと、最初のヒアリングが具体的になります。